焦作市住房和城乡建设局、焦作市建设工程安全监督站：

本院在审理原告焦作市盛弘建筑设备租赁中心（以下简称盛弘租赁中心）诉被告中纬建设工程有限公司（以下简称中纬公司）租赁合同纠纷一案过程中，因案件审理需要，前往焦作市建设工程安全监督站（以下简称安监站）调取涉案《塔式起重机租赁合同》的相关备案材料。

本院依职权调取了涉案材料，在本院审理进行庭审质证的过程中，因原告盛弘租赁中心在之前的庭审中提交过从安监站调取的合同备案材料原件，造成被告中纬公司对本院依职权调取的涉案材料产生质疑，并认为原告盛弘租赁中心与安监站之间的关系密切，才能直接将备案材料原件调走。

鉴于上述情况，建议安监站严格按照《中华人民共和国档案法》及国家档案管理制度，将保存的材料装订成册，形成档案，认真实施建档工作，并加强档案的归档、借阅、复制等相关制度的制定及落实。档案外借须经单位主管领导批准并将相关手续登记备案，材料外借应提供复印件并加盖单位印章，以证明材料的真实性及来源合法性，避免因管理不善造成国家资料的遗失或毁损，从而保证档案资料的充分、合理利用，同时避免因档案利用不当使利害关系人产生合理怀疑。

此外，焦作市住房和城乡建设局对下属单位的档案管理亦应加强监督指导。

此建议落实情况，请函告本院。

                                                                焦作市解放区人民法院

                                                                        2015年11月26日